Dijital dönüşüm projelerinin çoğu yazılım seçimiyle başlar. Demo izlenir, teklif alınır, karar verilir. Altı ay sonra ekip yine Excel kullanıyordur ve kimse nedenini açıklayamaz.
Sebep araçta değil, sırada
Araç bir süreci hızlandırır. Süreç yazılı değilse, aracın hızlandıracağı şey karışıklıktır. Yazılım almadan önce sorulacak soru şudur: bugün bu iş nasıl yürüyor, kim neyi ne zaman yapıyor?
Süreci yazmak bir sayfa sürer
Karmaşık diyagramlara gerek yok. Adımları sırayla yazın, her adımın sorumlusunu ve süresini ekleyin. Bu yazımı yaparken ekip genelde iki şeyi keşfeder: gereksiz onaylar ve iki kişinin aynı işi yapması.
Önce sadeleştirin, sonra dijitalleştirin
Beş onaylı bir süreci yazılıma taşırsanız beş onaylı dijital bir süreciniz olur. Sadeleştirme adımı atlandığında araç faydayı değil, mevcut hantallığı ölçeklendirir.
Araç seçimi bir ihtiyaç listesiyle yapılır
Demo izleyerek karar vermek, satıcının gösterdiği özelliğe göre karar vermek demektir. Elinizde yazılı bir ihtiyaç listesi varsa demo sizin listenizi test eder, satıcının senaryosunu değil.
Benimseme kurulumdan uzun sürer
Kurulum iki hafta, benimseme üç ay sürer. Bu üç ayda kimse eski yönteme dönmesin diye takip gerekir. Projeyi kurulumla bitmiş saymak, en sık yaptığımız yanlış.
İhtiyaç listesi nasıl yazılır?
Süreç yazımı bitince ihtiyaç listesi kendiliğinden çıkar. Her adım için sorun: bu adımı yazılım yapabilir mi, yapmalı mı? Cevabı “evet” olanları listeye alın. Liste yirmi maddeyi geçiyorsa süreç yeterince sadeleşmemiş demektir.
Listeyi zorunlu ve tercih edilir diye ikiye ayırın. Demo sırasında satıcıya listeyi verin, kendi senaryosunu değil sizin senaryonuzu göstermesini isteyin. Bu tek hamle, yanlış araç seçme riskini belirgin biçimde düşürür.
Ekip direnci teknik bir sorun değil
Yeni araca direnç çoğu zaman araçtan değil, güvensizlikten gelir. Çalışan şunu düşünür: bu sistem işimi kolaylaştıracak mı, yoksa beni mi ölçecek? İkinci ihtimal aklına yatarsa sistemi kullanır gibi yapar, gerçek işi eski yöntemle yürütür.
Bunu aşmanın yolu şeffaflık. Sistemin neyi ölçtüğünü, verinin nerede kullanılacağını baştan söyleyin. Ekibi kurulum sürecine katın; bir sistemi kurarken içinde yer alan kişi, sonradan onu savunur.
İlk üç ay kritik
Kurulum bittiğinde proje bitmez. İlk üç ayda haftalık kısa kontroller yapın: kim kullanıyor, kim kullanmıyor, kullanmayan neden kullanmıyor? Bu sorunun cevabı genelde eğitimle değil, süreçteki bir eksikle ilgilidir.
Kaç araç fazla?
Küçük bir şirkette beş farklı araç kullanılıyorsa veri beş yere dağılmış demektir. Her araç kendi içinde iyi çalışır ama toplam resim hiçbirinde yoktur. Raporu birleştiren kişi genelde bir çalışandır ve o kişi izne çıktığında rapor durur.
Araç sayısını azaltmak, özellik kaybetmek anlamına gelebilir. Bu takas bilinçli yapılmalı: hangi özelliği gerçekten kullanıyorsunuz? Çoğu şirket, aldığı yazılımın özelliklerinin küçük bir kısmını kullanır ve o kısım için fazla ödeme yapar.
Süreç yazımı ve araç seçimini birlikte yürüttüğümüz çalışma dijital dönüşüm sayfamızda.
